Info expozanţi

Înapoi

Info expozanţi

INFO EXPOZANŢI | GAUDEAMUS BUCUREŞTI 2024

Ediția București 2024 a Târgului de Carte Gaudeamus Radio România își va deschide în curând porțile. 4 – 8 decembrie este intervalul în care cel mai citit târg de carte, de la cel mai ascultat radio, vă așteaptă în Pavilionul B2 Romexpo la un adevărat regal literar,
menit să satisfacă cele mai înalte exigențe.

● Programul de vizitare a târgului va fi zilnic între orele 10:00 şi 20:00, iar accesul publicului va fi gratuit.

● Accesul în incinta Pavilionului B2, pentru amenajarea standului, este permis astfel: în intervalul 30 noiembrie - 1 decembrie, între orele 08.00 şi 20.00, exclusiv pentru expozanții cu standuri în amenajare proprie; în zilele de 2 decembrie, în intervalul 08.00 - 20.00 și 3 decembrie, între orele 08.00 şi 24.00, pentru toți expozanții. Pentru expozantii care solicită intrarea în pavilion pentru amenajarea standului, anterior datei de 30 noiembrie 2024, accesul va fi posibil contra cost, în baza cererii acestora, la tariful de 2 euro/mp/zi + TVA.

● Accesul auto în intervalele de amenajare și dezafectare se va face fără costuri în parcarea E. În perioada 4 – 8 decembrie, accesul auto al expozanților se face în parcarea E, la tariful de 5 lei/oră sau pe baza abonamentelor emise de Romexpo, în valoare de 21 euro + TVA autoturism, valabile pentru toată perioada.

● Eliberarea spaţiului închiriat (ridicarea exponatelor, a materialelor promoţionale şi a standului aparţinând expozantului) se poate face astfel: duminică, 8 decembrie, între orele 20.30 și 24.00 și luni, 9 decembrie, între orele 8.00 şi 24.00. Spațiul închiriat trebuie predat în starea în care a fost preluat. Expozanţii care nu eliberează spaţiul în termenul prevăzut vor plăti o taxă de 10 euro/mp/zi + TVA.

● Supravegherea standurilor şi a exponatelor revine în exclusivitate expozanţilor, în intervalul 08:00 – 21:00, și în perioadele alocate amenajării/dezafectării, şi organizatorului, în restul intervalului.

● Accesul la ușile de marfă ale Pavilionului B2 este posibil doar în zilele şi în intervalul orar în care au loc amenajarea, dezafectarea și aprovizionarea standurilor. În perioada 4 – 8 decembrie, aprovizionarea va putea fi făcută exclusiv pe ușile de marfă ale pavilionului, în intervalele 08:00 - 9:00 şi 20:00 – 20:30.

Propuneri de evenimente
Expozanţii sunt invitaţi să propună evenimente ca: lansări de carte, interviuri, dezbateri, prezentări de produse şi servicii, demonstraţii de ofertă, concursuri şi alte manifestări, în conformitate cu profilul târgului și cu legislația în vigoare.
- Evenimentele editoriale cu participare fizică vor putea fi derulate doar în spațiile special amenajate în acest scop de către organizator sau în interiorul standurilor, conform programărilor, cu condiția să existe un spațiu de minimum 40 mp alocat exclusiv evenimentelor, iar participanții să nu staționeze pe culoarele de acces. Organizatorul își rezervă dreptul de a interveni până la anularea evenimentelor care perturbă derularea târgului.
- Pentru a permite unui număr cât mai mare de expozanți să acceadă la spațiile amenajate de către organizator, programarea evenimentelor propuse se va realiza conform ordinii în care au fost trimise - primele 5 propuneri/expozant, câte un eveniment pe zi - urmând ca, ulterior, în funcție de spațiul disponibil, să fie programate și restul evenimentelor propuse.
- Termenul limită pentru solicitarea programărilor de evenimente la spațiile gestionate de organizator este 15 noiembrie; comunicarea evenimentelor organizate la stand se poate face și ulterior, până la data de 22 noiembrie.
- Organizatorii nu asigură instalații de sonorizare la standurile expozanților.
- Timpul maxim alocat unui eveniment organizat în spațiile gestionate de organizator este de maximum 45 min.
- Organizatorul va încerca să respecte coordonatele propuse de expozanţi, în limita spaţiului disponibil. În caz contrar, eventualele modificări și propuneri de reprogramare vor fi anunţate expozanţilor în termen de maximum 2 zile de la primirea la Secretariatul Târgului a solicitărilor.
- Expozanții cu stand fizic pot propune și evenimente derulate exclusiv online. Evenimentele organizate exclusiv online vor fi transmise pe website-ul gaudeamus.ro și/sau pe pagina de Facebook Radio România Gaudeamus ca înregistrare.
- Toate informațiile necesare pentru realizarea programului de evenimente (programarea solicitată, titluri, prezentarea evenimentelor, invitați), vor fi comunicate prin intermediul formularului Google Forms dedicat, după confirmarea programării cu organizatorul

________________________________________________________________________________

● Înscrierea expozanţilor şi alocarea standurilor la această ediţie a târgului vor avea loc în perioada 14 - 31 octombrie.

Înscrierea la eveniment se va realiza exclusiv online, în etapele de mai jos, înscrierea fiind validată doar după parcurgerea integrală a acestor etape:
(a) comunicarea de către participant, la adresa comercial@gaudeamus.ro a următoarelor informații:
- numele, numărul de telefon și adresa de e-mail ale reprezentantului companiei abilitat să decidă în ceea ce privește dimensiunea și amplasarea standului (până la data de 11.10);
- dimensiunea de stand dorit, în cazul în care opțiunea de principiu deja exprimată s-a modificat;
- numele, numărul de telefon și adresa de e-mail ale persoanelor desemnate să gestioneze înscrierea în catalogul participanților și programul de evenimente.
(b) contactarea de către organizator a reprezentanților companiilor care vor solicita înscrierea, în ordinea enunțată la punctul 1, pentru precizarea dimensiunii și a amplasării standului, astfel încât opțiunea participantului, exprimată prin contractul de participare să corespundă dimensiunii de stand care va putea fi alocat de către organizator;
(c) confirmarea în scris, de către participant, a amplasării și dimensiunii spațiului rezervat;
(d) transmiterea contractului de participare de către expozant, completat conform celor agreate de comun acord cu organizatorul, în cursul zilei în care spațiul a fost rezervat;
(e) achitarea integrală sau a minimum 50% din contravaloarea contractului de participare (în funcție de opțiunea participantului, exprimată prin contract) în termen de 5 zile calendaristice de la emiterea facturii prin sistemul e-Factura.

| Menţiuni
- Documentele obligatorii pentru realizarea înscrierii sunt: contractul, anexa 1 (tarife de închiriere a standurilor) și anexa 2 (condiții de participare);
- Documentele vor fi expediate prin e-mail la adresa comercial@gaudeamus.ro, în cursul zilei în care spațiul a fost rezervat de către organizator.
- Nu se vor rezerva spații și nu se va accepta înscrierea expozanţilor care înregistrează debite faţă de organizator până la stingerea acestora, iar opțiunea pentru amplasarea standului se va face exclusiv în funcție de spațiul disponibil la acea dată.

| Formulare pentru servicii suplimentare - Romexpo
- Expozanţii pot comanda anumite servicii suplimentare oferite de Romexpo, prin completarea formularelor. Plata acestor servicii suplimentare se face direct către Romexpo. Formularele completate se trimit către Secretariatul Gaudeamus până cel mai târziu la data de 4 noiembrie.

TARIFE DE ÎNCHIRIERE A STANDURILOR:

● STAND FIZIC

1. Stand amenajat standard categoria A | 78 Euro/mp, fără TVA
Participanți care desfășoară activități comerciale la stand, al căror profil de activitate este în mod direct legat de profilul târgului (edituri, agenții de difuzare de carte și/sau publicații, producători și distribuitori de jocuri și materiale educaționale, instituții private de învățământ edituri universitare asociate unor instituții private de învățământ etc.), parteneri/sponsori ai evenimentului și ai SRR.

2. Suprafață de expunere neamenajată categoria A | 57 Euro/mp, fără TVA
Participanți care desfășoară activități comerciale la stand, al căror profil de activitate este în mod direct legat de profilul târgului (edituri, agenții de difuzare de carte și/sau publicații, producători și distribuitori de jocuri și materiale educaționale, instituții private de învățământ edituri universitare asociate unor instituții private de învățământ etc.), parteneri/sponsori ai evenimentului și ai SRR.

3. Stand amenajat standard categoria B | 58 Euro/mp, fără TVA
(a) Instituţii de învăţământ de stat și edituri universitare asociate acestora, în situațiile în care editurile au personalitate juridică distinctă;
(b) Instituții publice cu profil cultural și edituri asociate acestora în situațiile în care editurile au personalitate juridică distinctă;
(c) Edituri – standuri cu suprafața de maximum 8 mp;
(d) Muzee și edituri asociate acestora în situațiile în care editurile au personalitate juridică distinctă;
(e) ONG-uri cu profil educațional/cultural, în limita a 10 mp; pentru suprafețe mai mari, se aplică tariful de la categoria A.

4. Suprafață de expunere neamenajată categoria B | 50 Euro/mp, fără TVA
(a) Instituţii de învăţământ de stat și edituri universitare asociate acestora, în situațiile în care editurile au personalitate juridică distinctă;
(b) Instituții publice cu profil cultural și edituri asociate acestora în situațiile în care editurile au personalitate juridică distinctă;
(c) Edituri – standuri cu suprafața de maximum 8 mp;
(d) Muzee și edituri asociate acestora în situațiile în care editurile au personalitate juridică distinctă;
(e) ONG-uri cu profil educațional/cultural, în limita a 10 mp; pentru suprafețe mai mari, se aplică tariful de la categoria A.

5. Stand amenajat standard categoria C | 45 Euro/mp, fără TVA
Edituri cu standuri de 6 mp, sub rezerva înregistrării unui număr minim de 3 participări la edițiile precedente din anul 2024

6. Suprafață de expunere neamenajată categoria C | 25 Euro/mp, fără TVA
Edituri cu standuri de 6 mp, sub rezerva înregistrării unui număr minim de 3 participări la edițiile precedente din anul 2024

7. Stand amenajat standard categoria D | 103 Euro/mp, fără TVA
Alte categorii de participanți al căror profil nu se încadrează în specificul târgului – în limita spațiului disponibil, după alocarea spațiilor pentru participanții de la categoriile A, B și C.

8. Suprafață de expunere neamenajată categoria D | 77 Euro/mp, fără TVA
Alte categorii de participanți al căror profil nu se încadrează în specificul târgului – în limita spațiului disponibil. după alocarea spațiilor pentru participanții de la categoriile A, B și C.

●● STAND ONLINE

9. Stand personalizat exclusiv online | 75 Euro/stand, fără TVA
Profil editorial, date de contact, text de prezentare, link către magazinul online, logo, spațiu promo pe pagina de participant și pe homepage gaudeamus.ro.

10. Stand standard exclusiv online | 50 Euro/stand, fără TVA
Profil editorial, date de contact, text de prezentare, link către magazinul online, logo, spațiu promo pe pagina de participant. 50

11 Stand basic exclusiv online | 25 Euro/stand, fără TVA
Profil editorial, date de contact, text de prezentare, link către magazinul online, logo.

Accesul auto în parcarea E, în intervalul 4 – 8 decembrie, este permis pe baza abonamentelor comandate și achitate către Romexpo, în valoare de 21 euro+TVA/autovehicul. Abonamentele se comandă prin completarea formularului S3 și remiterea acestuia la adresa romexpo@romexpo.ro

Pentru programarea evenimentelor pe care doriți să le organizați în cadrul târgului, vă rugăm să vă adresați în prealabil Secretariatului Gaudeamus; completarea formularului online pentru includerea evenimentelor pe website-ul gaudeamus.ro va fi posibilă doar după confirmarea, de către Secretariatul Gaudeamus, a rezervării spațiilor și intervalelor orare aferente.

Pentru informaţii suplimentare, vă rugăm să vă adresaţi Secretariatului GAUDEAMUS (tel.: 021 3031698; 021 3031712; e-mail: office@gaudeamus.ro).

● Precizări privind standurile virtuale / catalogul online / evenimentele

- Comunicarea informațiilor necesare pentru realizarea standurilor virtuale și pentru programarea evenimentelor se va face prin intermediul formularelor online aferente.
- Link-urile pentru accesarea formularelor online vă vor fi transmise după înscrierea la eveniment, împreună cu un cod unic pe care vă rugăm să il completați în rubrica aferentă din fiecare formular online.
- Atenție! Accesarea și completarea formularului sunt posibile doar în asociere cu un cont gmail.com activ. Această adresă se va folosi doar pentru validarea formularelor și nu va fi publicată!
- Expozantul are obligația de a transmite informațiile necesare pentru crearea paginii de catalog, în termen de maximum cinci zile lucrătoare de la efectuarea înscrierii.
Plecând de la experiența campaniilor precedente, vă recomandăm să inițiați acest demers după ce ați pregătit materialele pe care doriți să le încărcați în formularele online, respectând însă termenul limită - texte de prezentare, logo și bannere realizate/ prelucrate conform specificațiilor, informațiile referitoare la evenimente – dată, oră, denumire, titlu, invitați, canalul pe care va fi transmis online – clickable link. Revenirile și eventualele corecturi ulterioare pot întârzia semnificativ calendarul general de organizare a evenimentului.

Completarea formularelor online. Informații de natură tehnică
Formularele online sunt parte a documentației de înscriere; în situația în care nu ne vor parveni, nu veți putea beneficia de standul virtual/prezența în catalogul participanților și de programarea și promovarea evenimentelor dumneavoastră.
● Formularul pentru catalogul participanților/stand virtual permite inserarea logo-ului companiei și a bannerelor aferente, pentru fiecare tip de pagină;
● Numele persoanelor care vor fi menționate în formular drept persoane de contact, vor figura în pagina dumneavoastră de catalog; în acest sens, vă rugăm să informați angajații și colaboratorii pe care îi veți desemna, în legătură cu acest aspect.
● Adresele website-ului/-urilor vor fi completate sub forma: https://www.......
● Logo-ul trebuie să fie format .pdf vectorial sau .png cu transparență, la dimensiunile de 512 x 512 pixeli;
● Bannerul pentru standurile virtuale standard (opțiune valabilă pentru toți participanții cu stand fizic și pentru cei care optează exclusiv pentru stand online în această variantă) va fi inserat în format .png cu transparență sau.jpg și va avea dimensiunile de 782 x 340 pixeli;
● Bannerul de promovare pentru homepage, pentru standurile personalizate, va avea dimensiunile de 657 x 250 pixeli și va fi inserat în format .png cu transparență sau.jpg;
● Afișarea unui cod promotional în pagină, pentru eventuale beneficii acordate cumpărătorilor care ajung în site-ul editurii, din site-ul gaudeamus.ro, este la latitudinea participantului, iar implementarea acestuia pe site-ul propriu se realizează de către fiecare participant.
- Respectarea parametrilor tehnici este obligatorie; în cazul în care materialele încărcate nu respectă aceste cerințe, nu ne putem asuma responsabilitatea pentru crearea standurilor dumneavoastră virtuale la termenele anunțate.

În cazul în care aveți nevoie de informații suplimentare, vă rugăm să vă adresați Secretariatului GAUDEAMUS.

CALENDARUL TÂRGURILOR GAUDEAMUS 2024

Înapoi